Como trocar de contador sem perder nada no caminho

Trocar de contador parece mudar de casa. O que tira o sono é a caixa que some no caminho, e não o endereço novo. Você sabe que o serviço atual não está bom: a guia chega em cima da hora, ninguém explica nada, a mensagem fica dias sem resposta. Só que todos os documentos da empresa estão com ele, e dá receio de mexer nisso e ficar pior.

A boa notícia é que a troca tem regra. O Conselho Federal de Contabilidade define o que cada lado entrega, e o empresário tem mais controle do que imagina sobre os próprios acessos.

Sinais de que está na hora de trocar

• Você só fica sabendo de imposto quando a guia chega, sem conversa antes.
• As perguntas levam dias pra ter resposta, ou não têm.
• Apareceu multa por declaração entregue fora do prazo.
• Ninguém nunca revisou se o regime de imposto ainda faz sentido pro tamanho da empresa.
• Você não sabe dizer quais declarações a sua empresa entrega nem onde elas estão.

Um desses sozinho pode ser um mês ruim. Quando vários se repetem, o problema é o serviço.

O que a regra do CFC diz sobre a troca

A troca de contador é regida pela Resolução CFC 1.590/2020 e pelo Código de Ética do contador (NBC PG 01). Os pontos que importam pra você:

• O aviso prévio é o do contrato. A norma exige contrato escrito com cláusula de rescisão e prazo de aviso, mas não fixa quantos dias. Vale o que você assinou.
• O distrato é obrigatório. É nele que fica combinado como e quando os documentos voltam pra você.
• O contador que sai informa o que entra sobre os fatos que ele precisa saber.
• Cada um responde pelo seu período. As declarações da época do contador antigo continuam com ele, mesmo que vençam depois da troca, a não ser que o distrato combine diferente.
• Reter documento é proibido. O Código de Ética veda segurar livros, papéis e arquivos do cliente, inclusive pra forçar o pagamento de honorário atrasado.

Dá pra trocar em qualquer mês?

Dá. Nenhuma norma proíbe a troca em algum mês específico. Numa empresa com contabilidade completa que troca no meio do ano, cada escritório assina a escrituração do seu período, e o novo junta tudo na declaração anual.

Algumas épocas pedem mais cuidado, por concentrarem entregas grandes:

• março, por causa da declaração anual do Simples (DEFIS), que vence no dia 31;
• junho e julho, quando vencem a escrituração contábil digital (ECD) e a escrituração fiscal (ECF) das empresas que entregam.

Duas práticas evitam dor de cabeça: trocar na virada do mês, pra competência ficar limpa, e deixar escrito no distrato quem entrega cada obrigação que vence depois da troca.

O que pedir ao contador atual

A lista varia com o tamanho da empresa, mas o básico é este:

• livros contábeis (Diário e Razão) e a ECD, quando a empresa entrega;
• balancetes e demonstrações contábeis dos últimos anos;
• declarações entregues e recibos: PGDAS-D, DEFIS, DCTFWeb, EFD-Reinf e ECF, conforme o caso;
• guias pagas e parcelamentos em andamento;
• folha de pagamento, recibos de férias e rescisões, e o histórico do eSocial;
• contrato social e todas as alterações;
• a relação de acessos e cadastros que ele usa em nome da empresa.

Uma dica que protege você em qualquer cenário: o certificado digital da empresa (e-CNPJ) deve ficar com a empresa. Se hoje ele está só com o contador, providencie o seu. É com ele, ou com a conta gov.br nível prata ou ouro de um sócio, que você controla quem acessa a empresa na Receita.

Os acessos que mudam de mão

A maior parte do trabalho do contador na Receita acontece por procuração eletrônica no e-CAC. A troca dos acessos é simples e o próprio empresário faz:

1. Cancele a procuração do contador antigo. No Portal de Serviços da Receita, em "Minhas Autorizações de Acesso", escolha a autorização e cancele. Com gov.br prata ou ouro, é na hora e sem custo.
2. Cadastre a procuração do novo contador, com validade de até 5 anos ou o prazo que você definir. Feita direto no e-CAC, vale assim que ele confirma.
3. eSocial usa a mesma procuração do e-CAC, com a permissão de eSocial marcada.
4. No Distrito Federal, o contador responsável também consta no cadastro fiscal da empresa na Secretaria de Economia. A alteração é feita pelo portal da RedeSim.

O que o novo contador precisa conferir

Antes de assumir, o escritório novo deve olhar a empresa inteira, e não só o mês corrente:

• situação fiscal na Receita e na Procuradoria da Fazenda, com débitos, declarações em falta e parcelamentos;
• certidão negativa federal e certidão do DF, que mostram se há pendência travando contrato, licitação ou empréstimo;
• caixa postal do Simples Nacional (DTE-SN), o ponto mais esquecido. É por lá que a Receita manda o termo de exclusão do Simples. Se ninguém abre a mensagem, ela conta como lida no 45º dia, e a empresa tem 90 dias pra regularizar antes de ser excluída.

Uma troca feita às cegas pode herdar um prazo desses correndo sem ninguém saber.

E se o contador antigo sumiu?

Acontece mais do que parece. O caminho, em ordem:

1. Notifique por escrito. Mensagem de WhatsApp ajuda, mas o que vale como prova é notificação com comprovante, por cartório ou pelos Correios, pedindo os documentos e o distrato.
2. Retome os acessos. Cancele a procuração dele no e-CAC. Tudo o que já foi entregue à Receita, como declarações e eventos do eSocial, pode ser consultado sem depender dele.
3. Denuncie ao Conselho Regional de Contabilidade. No DF, a denúncia vai ao CRCDF. Leve a notificação, o contrato e os comprovantes de pagamento dos honorários. O conselho apura a conduta, e a falta de prova é o motivo mais comum de arquivamento.
4. Reconstitua o que faltar. As normas contábeis permitem refazer a escrituração com base em extratos, notas fiscais e outros documentos que comprovem os fatos. Dá trabalho, mas a empresa não fica parada esperando.

Dá receio de começar essa conversa, principalmente quando o contador é conhecido de muitos anos. Na prática, o escritório que assume costuma fazer o contato e pedir os documentos. O seu papel é decidir a troca e manter os acessos da empresa com a empresa.

Conferido em 15 de setembro de 2026. Base: Resolução CFC 1.590/2020, NBC PG 01 (Código de Ética Profissional do Contador), ITG 2000 (R1) e orientações da Receita Federal sobre procuração eletrônica e exclusão do Simples Nacional.